Prozesse automatisieren.
Mehr Zeit fürs Wesentliche

verwaltungsflow.de ist eine Marke von ECM Solutions, spezialisiert auf die Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Wir entwickeln maßgeschneiderte Workflow-Lösungen mit Microsoft Power Automate für Behörden, Kommunalverwaltungen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen.

Unsere Dienstleistungen umfassen:

• Prozessanalyse und -optimierung
• Power Automate Implementierung
• Integration in bestehende Microsoft 365 Umgebungen
• Schulung Ihrer Mitarbeiter
• DSGVO-konforme Automatisierungslösungen
• Laufender Support und Wartung

Unsere Lösungen sind speziell konzipiert für:

• Kommunalverwaltungen und Behörden (Bürgerämter, Ordnungsämter, Bauämter)
• Öffentliche Einrichtungen (Schulen, Universitäten, Krankenhäuser)
• Gemeinnützige Organisationen mit Verwaltungsaufgaben
• Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen
• Organisationen, die bereits Microsoft 365 nutzen oder planen dies einzuführen

Typische Anwendungsfälle sind Antrags- und Genehmigungsverfahren, Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung, Personalverwaltung und interne Kommunikationsprozesse.

Unser strukturierter Projektablauf erfolgt in fünf Phasen:

1. Erstgespräch und Bedarfsanalyse (kostenlos, 60-90 Minuten)
Wir erfassen Ihre aktuellen Prozesse und Schmerzpunkte.

2. Prozessaufnahme vor Ort oder remote (1-3 Tage)
Detaillierte Analyse Ihrer Workflows, Interviews mit Mitarbeitern, Identifikation von Optimierungspotenzialen.

3. Konzepterstellung (1-2 Wochen)
Entwicklung einer maßgeschneiderten Automatisierungsstrategie, Kosten-Nutzen-Analyse, DSGVO-Prüfung.

4. Implementierung (2-8 Wochen je nach Komplexität)
Schrittweise Umsetzung mit Power Automate, Integration in bestehende Systeme, Testphase mit Ihrem Team.

5. Schulung und Übergabe (1-2 Tage)
Umfassende Einweisung Ihrer Mitarbeiter, Dokumentation aller Prozesse, 3 Monate Support-Garantie.

Die Kosten variieren je nach Umfang und Komplexität der zu automatisierenden Prozesse. Als Orientierung:

• Kleinere Projekte (Automatisierung 1-3 Prozesse): ab 1.200 Euro
• Mittlere Projekte (5-10 Prozesse, Integration mehrerer Systeme): 3.000-5.000 Euro
• Umfassende Digitalisierungsprojekte (gesamte Abteilung, komplexe Workflows): ab 20.000 Euro

Wichtig: Die Investition amortisiert sich typischerweise binnen 12-18 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit, reduzierte Fehlerquoten und beschleunigte Bearbeitungszeiten.

Wir erstellen nach einer kostenlosen Erstberatung ein transparentes Festpreis-Angebot ohne versteckte Kosten. Unsere Kunden sind besonders zufrieden, dass wir immer den passenden Preis und die beste Qualität geboten haben.

Ja, Microsoft Power Automate erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards:

• DSGVO-Konformität durch EU-Rechenzentren (Daten verlassen nicht die EU)
• ISO 27001 Zertifizierung für Informationssicherheit
• Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand
• Granulare Zugriffskontrollen und Audit-Logs
• Integration in bestehende Azure Active Directory Strukturen

Wir führen für jedes Projekt eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch und dokumentieren alle Datenflüsse transparent. Als Microsoft-Partner sind wir geschult in Compliance-Anforderungen für öffentliche Verwaltungen und arbeiten eng mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen.

Power Automate ist in verschiedenen Microsoft 365 Lizenzen bereits enthalten. Für die meisten Verwaltungsprozesse reichen die in Microsoft 365 Business Standard oder E3/E5 Lizenzen enthaltenen Funktionen (ca. 10-20 Euro pro Nutzer/Monat, je nach Volumenlizenz).

Für komplexere Automatisierungen mit Premium-Konnektoren (z.B. SAP, Oracle) werden Power Automate Premium Lizenzen benötigt (ab ca. 15 Euro pro Nutzer/Monat).

Wir beraten Sie, welche Lizenzierung für Ihre Anforderungen optimal ist und helfen beim Aufsetzen einer kostengünstigen Lizenzstruktur. Oft können bestehende Microsoft 365 Lizenzen genutzt werden, ohne zusätzliche Kosten.

Die Time-to-Value ist bewusst kurz gehalten:

• Einfache Prozesse (z.B. automatische E-Mail-Benachrichtigungen, Dokumentenrouting): binnen 1-2 Wochen live
• Mittlere Komplexität (z.B. Genehmigungsworkflows, Formular-zu-Datenbank-Integration): 3-6 Wochen
• Umfassende Digitalisierungsprojekte (mehrere verknüpfte Prozesse, Legacy-System-Integration): 8-12 Wochen

Wir arbeiten agil und liefern in kurzen Sprints – Sie sehen bereits nach Woche 2-3 erste funktionierende Prototypen. Quick Wins (besonders zeitintensive Prozesse) priorisieren wir, damit Sie schnell ROI sehen.

Flexibilität ist ein Kernvorteil von Power Automate:

• Alle Flows sind modular aufgebaut und können angepasst werden
• Wir übergeben vollständige Dokumentation, sodass Ihr IT-Team einfache Änderungen selbst vornehmen kann
• Für komplexere Anpassungen bieten wir Wartungsverträge (ab 150 Euro/Monat) mit definierten Reaktionszeiten
• Schulungen befähigen Ihre Mitarbeiter, eigenständig neue Workflows zu erstellen
• Unsere Lösungen sind zukunftssicher – bei Microsoft-Updates passen wir Ihre Flows kostenfrei an (im ersten Jahr)

Sie behalten volle Kontrolle: Kein Vendor-Lock-in, alle Prozesse laufen in Ihrer Microsoft-Umgebung.

Ja, Power Automate bietet über 500 vorkonfigurierte Konnektoren zu gängigen Systemen. Typische Integrationen in Verwaltungen umfassen:

• Fachverfahren über REST-APIs oder Webservices
• Excel/CSV-Dateien zur Datenübernahme
• E-Mail-Systeme (Exchange, Outlook)
• SharePoint und OneDrive für Dokumentenmanagement
• SQL-Datenbanken (auch on-premise)
• SAP, Salesforce oder branchenspezifische Software

Für Systeme ohne Standard-Konnektor entwickeln wir Custom Connectors oder nutzen Power Automate Desktop für Legacy-Anwendungen (RPA – Robotic Process Automation).

Wir analysieren Ihre IT-Landschaft vorab und garantieren Integrierbarkeit vor Projektstart.

Unser Alleinstellungsmerkmal liegt in der Spezialisierung auf Verwaltungsprozesse und öffentlichen Sektor:

• Tiefes Verständnis für Compliance, DSGVO und behördliche Anforderungen
• Praxiserfahrung mit Verwaltungsabläufen (kein generischer IT-Dienstleister)
• Festpreise und transparente Kalkulation (kein Stundensatz-Chaos)
• Schulung und Befähigung Ihrer Mitarbeiter (keine Abhängigkeit von uns)
• Schnelle Umsetzung durch agile Methoden (keine Jahresprojekte)
• Lokale Präsenz im Rhein-Main-Gebiet (persönliche Betreuung, kein Offshore-Team)

Das Team besteht aus Benjamin Thyssen (Gründer ECM Solutions, Mehrfacher Gründer der erfolgreichsten Startups der Region. Mit Expertise rund um Workflow und Automatisierungen ) und Kirill Kappes (Technischer Leiter, Fokus auf Automatisierungen und Workflows).

Kirill Kappes hat bereits eine App für die Gemeinde Pirmasens entwickelt und nun erfolgt die Rhein-Main-Expansion. Er hat Workflows für Daimler gebaut und gilt als einer der engsten Geschäftspartner von Benjamin Thyssen. Als aufstrebendes Talent seiner Zeit studiert er an einer Elite-Universität und ist in der Politik bestens vernetzt.

Wir sprechen Ihre Sprache – ohne IT-Jargon, mit Fokus auf echten Mehrwert für Ihre Organisation.

Ja, Wissenstransfer ist fester Bestandteil unserer Projekte:

Basis-Schulungen (1 Tag, max 12 Teilnehmer)
Einführung in Power Automate, Verständnis der automatisierten Prozesse, Troubleshooting einfacher Fehler.

Advanced Workshops (2 Tage)
Eigenständiges Erstellen einfacher Flows, Best Practices für Workflow-Design, Integration in Microsoft 365.

Train-the-Trainer Programme
Befähigung Ihrer IT-Abteilung zur internen Wissensweitergabe.

Alle Schulungen finden wahlweise vor Ort oder remote statt, mit praxisnahen Übungen anhand Ihrer echten Prozesse. Teilnehmer erhalten umfassende Dokumentation und Zugang zu unserer Online-Wissensdatenbank.

Ziel: Ihre Mitarbeiter können nach der Schulung eigenständig mit den Workflows arbeiten und einfache Anpassungen vornehmen.

Aus Datenschutzgründen dürfen wir Behördenprojekte nicht namentlich nennen, können aber anonymisierte Beispiele teilen:

• Kommune (18.000 Einwohner, Hessen) – Automatisierung von Bauanträgen: Reduzierung der Bearbeitungszeit von 6 Wochen auf 10 Tage
• Landkreis-Ordnungsamt – Digitale Aktenverwaltung mit automatischem Fristenwesen: 40% weniger manuelle Arbeit
• Gemeinnützige Bildungseinrichtung – Automatisierte Rechnungsverarbeitung und Freigabe-Workflows: 120 Stunden/Monat eingespart
• Öffentlicher Gesundheitsdienstleister – DSGVO-konforme Patientendaten-Workflows mit Power Automate und SharePoint

Wir stellen Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch detaillierte Case Studies zur Verfügung und vermitteln bei Interesse Kontakt zu Referenzkunden (mit deren Einwilligung).